Regulamin rejestracji uczestników na Forum Ortoptyczne
organizowane w dniach w 23-24.05.2026. w Krakowie

 

§ 1. Postanowienia ogólne

1.1. Regulamin stanowi podstawę organizacji Forum Ortoptycznego organizowanego przez Polskie Towarzystwo Ortoptyczne im. prof. K. Krzystkowej, ul. Królewska 5/3, 30-045, Kraków. Niniejszy Regulamin został zamieszczony na stronie www.forumortoptyczne.pl, zwanej dalej stroną konferencyjną i określa prawa oraz obowiązki jej uczestników. Wszelkie zmiany w regulaminie będą podawane do wiadomości publicznej, poprzez zamieszczenie ich na stronie Konferencji.

1.2. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

 

§ 2. Uczestnictwo w Konferencji

2.1. Warunkami uczestnictwa w Forum są:

2.2. Zgłoszenie uczestnictwa w Forum poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej https://forumortoptyczne.pl/rejestracja.

2.3. Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanym przez Organizatora na stronie https://forumortoptyczne.pl/informacje/cennik

2.4. Koszt udziału w Forum, pobytu i przejazdu uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

2.5. Organizator na żądanie Uczestnika wystawi rachunek za udział w Forum (dane do rachunku należy podać w formularzu zgłoszeniowym).

2.6. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Forum za pośrednictwem serwisu internetowego upływa w dniu 18.05.2026r. Rejestracja po tym terminie będzie niemożliwa.

2.7. Liczba osób uczestniczących w Forum jest ograniczona.

2.8. Każdy Uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa w Forum.

2.9. W dniu rozpoczęcia Forum konieczne jest okazanie potwierdzenia zakupionego biletu z indywidualnym kodem QR, w formie maila lub wydruku. W przypadku braku potwierdzenia konieczne będzie okazanie dowodu osobistego celem weryfikacji uczestnika. Każdy uczestnik otrzyma personalizowany identyfikator umożliwiający udział w Forum.

2.10. Organizatorzy stosować będą skanowanie kodu QR umieszczonego na personalizowanych identyfikatorach w celu: potwierdzenia obecności, odbioru materiałów konferencyjnych.

2.11. Zgłoszenie uczestnictwa jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

 

§ 3. Opłaty

3.1. Wysokość opłat za uczestnictwo w Forum opublikowana jest na stronie internetowej www.forumortoptyczne.pl.

3.2. Płatnikiem (adresatem rachunku) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Forum.

3.3. Brak uregulowania należności za udział w Forum w terminie podanym przez Organizatora na stronie internetowej Forum upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

3.4. Organizator zastrzega sobie prawo do udzielania zniżek od ceny podstawowej dla członków PTOiPKK.

 

§ 4. Rezygnacja z udziału w Konferencji / Polityka zwrotów

4.1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Forum. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Forum powinna być dokonana w formie pisemnej. Polityka zwrotów zgodna z ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, art. 27

4.2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Forum:

a) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji do 30 dnia przed rozpoczęciem Forum, Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 10% wartości całości opłaty;

b) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji pomiędzy 29 a 21 dniem przed rozpoczęciem Forum, Organizator ma prawo zatrzymać odstępne w wysokości 50% wartości całości opłaty;

c) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji w 20 dniu przed rozpoczęciem Forum lub później, Organizator zatrzyma całą otrzymaną wpłatę.

4.3. Uczestnik ma prawo delegować w zastępstwie inną osobę niż zgłoszona. Zmiany Uczestnika można dokonać najpóźniej do 20 dni przed datą Konferencji. Zmiana Uczestnika następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.

 

§ 5. Odpowiedzialność Organizatora

5.1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej Forum.

5.2. Organizator ustala plan forum oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie Forum, nawet w dniu, w którym odbywa się Forum, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.

5.3. Zmiany w programie forum o których mowa powyżej nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.

5.4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania forum w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. W takim przypadku wszystkie wpłaty wniesione przez uczestnika Organizator zwróci Zamawiającemu w pełnej wysokości.

5.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Forum.

 

§ 6. Odpowiedzialność Uczestnika

6.1. Uczestnik zobowiązuje się zastosować się do wymagań niniejszego Regulaminu, jak również stosowania się podczas konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno – technicznych przedstawicieli Organizatora oraz Hotelu Hilton Garden Inn w Krakowie.

6.2. W szczególności na terenie hotelu zabronione jest:

a) sprzedaż i używanie narkotyków (środków odurzających, psychotropowych i innych o których mowa w ustawie z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii tj. DZ.U. z 2012 r. poz. 124 , z późn. zm.).

b) wnoszenie broni palnej i innych niebezpiecznych przedmiotów.

6.3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczeni na terenie obiektu, na którym odbywa się Forum.

 

§ 7. Ochrona danych osobowych

7.1. Administratorem danych osobowych jest Polskie Towarzystwo Ortoptyczne im. prof. K. Krzystkowej, ul. Królewska 5/3, 30-045, Kraków oraz firma KOJ Adam Koj ul. Powstańców Śląskich 1c, Kadłub, 47-100 Kadłub, NIP: 7561434248. 

7.2. Dane osobowe Uczestników przetwarzane są w celu przeprowadzenia Forum, w tym stworzenia listy uczestników a także w celu dokonania rozliczenia transakcji z tytułu opłat za Forum oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń opłaty z Forum lub innych.

7.3. Dokonując rejestracji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Forum, w tym stworzenia listy Uczestników.

7.4. Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawy oraz żądanie usunięcia. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Forum.

7.5. Organizator zastrzega sobie prawo do skorzystanie z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji.

7.6. Za zgodą Uczestnika zebrane dane mogą być gromadzone w jednej lub wielu bazach danych bezpośrednio lub pośrednio utrzymywanych przez Administratora danych osobowych.

7.7. Podczas Forum Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i video. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku każdego z Uczestników, Prelegentów i Prowadzących w materiałach informacyjnych i promocyjnych.

 

§ 8. Postanowienia końcowe

8.1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie.

8.2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

8.3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 08.02.2026r.